Allgemeine Vertragsbedingungen

Stand: 31.10.2026. Ein Vertragswerk für UmlageFix Privat, UmlageFix Pro und LeistungsFix. Teil A regelt Kauf und Nutzung, Teil B ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Wer bestellt oder sich registriert, akzeptiert beide Teile. Als PDF speichern: Druckfunktion des Browsers.

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

1. Anbieter und Vertragspartner ist Lichtlabor-Berlin, Inhaber Norbert Winter, Hauptstraße 16–18, 10317 Berlin, USt-IdNr. DE257996090, E-Mail info@umlagefix.com, Telefon 0157 73950090 (im Folgenden „Anbieter“).
2. Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von UmlageFix Privat, UmlageFix Pro und LeistungsFix als Web-App und als App für Android und iOS (im Folgenden „Programm“).
3. UmlageFix Pro und LeistungsFix richten sich nur an Unternehmer (§ 14 BGB), zum Beispiel Betriebe sowie Haus-, WEG- und Objektverwaltungen. UmlageFix Privat können auch Verbraucher (§ 13 BGB) buchen; für sie gelten zusätzlich die als „Verbraucher“ gekennzeichneten Regeln.
4. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Programme, Lizenzen und Preise

1. Zusatzplätze: Jede Lizenz kann weitere Nutzerplätze dazubuchen, als Einmalzahlung für 12 oder 6 Monate. Die Preise stehen in der folgenden Tabelle und unter umlagefix.com/preise. Bei Start lohnt sich ab 5 Zusatzplätzen der Wechsel zu Team, bei Team ab 10 Zusatzplätzen der Wechsel zu Betrieb. Zusatzplätze für LeistungsFix auf Anfrage.
2. Der aktuelle Funktionsumfang steht auf umlagefix.com und leistungsfix.com. Ein Wechsel in eine größere Lizenz ist jederzeit möglich.

§ 3 Vertragsschluss und Testzugang

1. Die Darstellung der Programme auf den Webseiten ist kein bindendes Angebot.
2. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde auf der Bezahlseite (Stripe) die Bestellung zahlungspflichtig abschickt und der Anbieter sie per E-Mail bestätigt. Bei Bestellung per E-Mail kommt er mit der Auftragsbestätigung zustande, bei LeistungsFix mit der Freischaltung des Zugangs.
3. Mit der Bestellung oder Registrierung akzeptiert der Kunde diese Bedingungen einschließlich des AVV (Teil B).
4. Ein kostenloser Testzugang endet automatisch, ohne dass der Kunde kündigen muss.
5. Wer das Programm über einen Kauf in der App bei Apple oder Google bucht, schließt den Kaufvertrag mit dem jeweiligen Store. Für Zahlung, Kündigung und Erstattung gelten dann die Bedingungen des Stores, für die Nutzung diese Bedingungen.
6. Der Anbieter speichert den Vertragstext. Der Kunde erhält die Bestellbestätigung per E-Mail; die jeweils aktuelle Fassung steht unter umlagefix.com/agb. Vertragssprache ist Deutsch.

§ 4 Leistungen des Anbieters

1. Der Anbieter stellt das Programm über das Internet zur Nutzung bereit (Software as a Service), einschließlich Speicherplatz für die Daten des Kunden und Updates.
2. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 98 % im Monatsmittel an. Geplante Wartung kündigt er nach Möglichkeit vorher an. Die Erfassung in der App funktioniert auch ohne Netz und wird später übertragen.
3. KI-Funktionen (Auftragsimport, Berichtstexte, Rechnungsprüfung mit LeistungsFix) liefern Vorschläge und Prüfhinweise. Sie ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung und keine eigene Prüfung durch den Kunden. Ob eine Rechnung gekürzt, ein Nachtrag abgelehnt oder eine Leistung umgelegt wird, entscheidet der Kunde.
4. Kennzeichnungen wie „umlagefähig“ nach § 2 BetrKV sind Vorschläge auf Grundlage der Eingaben des Kunden. Für die Nebenkostenabrechnung bleibt der Vermieter verantwortlich.
5. Der Anbieter darf das Programm weiterentwickeln. Wesentliche Funktionen einer bezahlten Lizenz entfallen während der Laufzeit nicht ohne gleichwertigen Ersatz.

§ 5 Nutzer und Nutzerplätze

1. Der Kunde kann beliebig viele Mitarbeiter anlegen. Anmelden und Einsätze erfassen kann nur, wem ein Nutzerplatz zugewiesen ist. Die Zahl der Plätze richtet sich nach der Lizenz und den gebuchten Zusatzplätzen.
2. Der Admin-Zugang ist bei Pro und LeistungsFix inklusive. Erfasst der Admin selbst Einsätze, belegt er einen Nutzerplatz.
3. Der Admin kann Plätze jederzeit anderen Mitarbeitern zuweisen, zum Beispiel für Saisonkräfte. Einsätze und Berichte bleiben dabei erhalten.
4. Zusatzplätze laufen 12 oder 6 Monate ab Freischaltung und enden automatisch, ohne Kündigung. Sie enden spätestens mit dem Hauptvertrag; bereits bezahlte Zeiträume werden dann nicht erstattet, außer der Anbieter hat den Hauptvertrag gekündigt oder ein Widerrufsrecht besteht.
5. Zugänge sind persönlich und dürfen nicht geteilt werden. Der Kunde hält Passwörter geheim und sperrt Zugänge ausgeschiedener Mitarbeiter. Er haftet für Handlungen über seine Zugänge, soweit er sie zu vertreten hat.

§ 6 Preise und Zahlung

1. Es gelten die Preise bei Bestellung. Preise für Unternehmer sind Nettopreise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer; Preise für Verbraucher sind Endpreise.
2. Die Zahlung erfolgt im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum bzw. als Einmalzahlung für Zusatzplätze, per Karte oder SEPA-Lastschrift über Stripe oder auf Rechnung. Die Rechnung kommt per E-Mail.
3. Preisänderungen für laufende Abos kündigt der Anbieter mindestens 6 Wochen vor Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums in Textform an. Der Kunde kann bis zum Wirksamwerden kündigen; darauf weist die Ankündigung hin. Verbrauchern gegenüber gelten Preiserhöhungen nur mit ihrer Zustimmung.
4. Ist eine Zahlung mehr als 14 Tage überfällig, darf der Anbieter den Zugang nach Mahnung sperren. Die Daten bleiben erhalten, und der Kunde kann sie exportieren.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

1. Monatsabo: läuft einen Monat und verlängert sich jeweils um einen Monat, wenn es nicht bis zum Ende des laufenden Monats gekündigt wird.
2. Jahresabo: läuft 12 Monate. Unternehmer: Es verlängert sich um 12 Monate, wenn es nicht einen Monat vor Ablauf gekündigt wird. Verbraucher: Nach den ersten 12 Monaten läuft es auf unbestimmte Zeit weiter und ist jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündbar.
3. Pilotlizenz: läuft 12 Monate und endet dann automatisch. Der Anbieter bietet rechtzeitig vorher die Fortsetzung zu den regulären Preisen an.
4. Zusatzplätze: enden nach § 5 Abs. 4 automatisch.
5. LeistungsFix (Lizenz Verwalter): Der Kunde kann jederzeit ohne Frist kündigen. Der Anbieter kann die kostenlose Nutzung mit einer Frist von 3 Monaten beenden; bezahlte Leistungen bietet er vorher gesondert an.
6. Kündigen kann der Kunde in Textform an info@umlagefix.com oder über „Abo verwalten“ im Fuß von umlagefix.com.
7. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
8. Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten noch 30 Tage exportieren; danach werden sie nach § 7 des AVV gelöscht.

§ 8 Pflichten des Kunden

1. Der Kunde gibt nur Daten ein, die er rechtmäßig verarbeiten darf, und lädt keine rechtswidrigen Inhalte hoch.
2. Setzt der Kunde die Standorterfassung ein, informiert er seine Beschäftigten vorher schriftlich über Zweck und Umfang. Besteht ein Betriebsrat, beteiligt er ihn.
3. Fotos in Innenräumen von Wohnungen macht der Kunde nur mit Zustimmung des Berechtigten. Personen, Dokumente und private Gegenstände fotografiert er nicht.
4. Hochgeladene Verträge, Rechnungen und Aufträge sollen keine Daten enthalten, die für den Zweck nicht nötig sind, zum Beispiel Bankverbindungen von Privatpersonen oder Daten von Mietern.
5. Datensicherung durch den Kunden: Das Programm ist kein Archiv. Der Kunde sichert Berichte, Prüfergebnisse und andere Daten, die er behalten oder aufbewahren muss, regelmäßig selbst über den Export (PDF-Berichte, Faktura-Export) außerhalb des Programms, mindestens monatlich und vor Vertragsende. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (zum Beispiel nach Abgabenordnung und GoBD) erfüllt der Kunde selbst; das Programm allein reicht dafür nicht aus.
6. Der Kunde nutzt das Programm nicht missbräuchlich, zum Beispiel durch automatisierte Massenabfragen oder Versuche, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Teil B). Er ist Bestandteil dieses Vertrags und wird mit der Bestellung oder Registrierung geschlossen.
2. Bei Widersprüchen geht Teil B in Fragen des Datenschutzes vor.
3. Für Daten, die der Anbieter als eigener Verantwortlicher verarbeitet (Vertragsdaten, Abrechnung, Support), gilt die Datenschutzerklärung.

§ 10 Rechte am Programm und an den Daten

1. Der Kunde erhält für die Laufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, das Programm im gebuchten Umfang zu nutzen.
2. Die Daten, die der Kunde eingibt oder hochlädt, gehören dem Kunden. Der Anbieter nutzt sie nur zur Vertragserfüllung und nicht für eigene Zwecke, Werbung oder das Training von KI-Modellen.
3. Das Programm darf nicht kopiert, zurückentwickelt oder Dritten zur Nutzung überlassen werden, soweit das Gesetz dies nicht ausdrücklich erlaubt.

§ 11 Mängel und Haftung

1. Mängel meldet der Kunde unverzüglich an info@umlagefix.com mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Der Anbieter beseitigt sie in angemessener Frist.
2. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und bei übernommener Garantie.
3. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung den Vertrag erst möglich macht und auf die der Kunde vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, gegenüber Unternehmern höchstens auf die Entgelte der letzten 12 Monate.
4. Bei kostenloser Nutzung (LeistungsFix in der Pilotphase, Testzugang) haftet der Anbieter außer in den Fällen von Absatz 2 nicht.
5. Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
6. Datenverlust: Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass gespeicherte Daten dauerhaft verfügbar bleiben. Für den Verlust von Daten haftet er nur in Höhe des Aufwands, der nötig gewesen wäre, um sie aus einer Datensicherung des Kunden nach § 8 Abs. 5 wiederherzustellen. Absatz 2 bleibt unberührt.
7. Für Entscheidungen, die der Kunde auf Grundlage von KI-Prüfhinweisen trifft, haftet der Anbieter nur nach den Absätzen 2 und 3.
8. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

§ 12 Widerrufsrecht für Verbraucher (nur UmlageFix Privat)

Verbraucher haben ein Widerrufsrecht nach der folgenden Belehrung. Für Unternehmer gilt es nicht.

Widerrufsbelehrung

Widerrufsrecht. Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsabschlusses.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (Lichtlabor-Berlin, Inhaber Norbert Winter, Hauptstraße 16–18, 10317 Berlin, Telefon 0157 73950090, E-Mail info@umlagefix.com) mittels einer eindeutigen Erklärung (z. B. ein mit der Post versandter Brief oder eine E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das beigefügte Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist. Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

Folgen des Widerrufs. Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.

Haben Sie verlangt, dass die Dienstleistungen während der Widerrufsfrist beginnen sollen, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie uns von der Ausübung des Widerrufsrechts hinsichtlich dieses Vertrags unterrichten, bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen entspricht.

Muster-Widerrufsformular

(Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, dann füllen Sie bitte dieses Formular aus und senden Sie es zurück.)

An Lichtlabor-Berlin, Inhaber Norbert Winter, Hauptstraße 16–18, 10317 Berlin, E-Mail info@umlagefix.com:
Hiermit widerrufe(n) ich/wir (*) den von mir/uns (*) abgeschlossenen Vertrag über die Erbringung der folgenden Dienstleistung (*)
Bestellt am (*)/erhalten am (*)
Name des/der Verbraucher(s)
Anschrift des/der Verbraucher(s)
Unterschrift des/der Verbraucher(s) (nur bei Mitteilung auf Papier)
Datum
(*) Unzutreffendes streichen.

§ 13 Änderungen dieser Bedingungen

1. Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht, etwa neue Funktionen, Gesetzesänderungen oder Rechtsprechung. Kern der Leistung und Preis ändert er auf diesem Weg nicht.
2. Unternehmern kündigt er Änderungen mindestens 6 Wochen vorher in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten sie als angenommen; darauf weist die Ankündigung hin. Bei Widerspruch können beide Seiten zum Wirksamwerden kündigen.
3. Verbrauchern gegenüber gelten Änderungen nur mit ihrer Zustimmung.
4. Änderungen des AVV richten sich nach § 5 und § 8 von Teil B.

§ 14 Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gegenüber Verbrauchern gilt dies nur, soweit ihnen dadurch nicht der Schutz zwingender Vorschriften ihres Aufenthaltsstaats entzogen wird.
2. Gerichtsstand ist Berlin, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
3. Der Anbieter ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
4. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag wirksam.
5. Der Anbieter darf den Vertrag mit einer Frist von 4 Wochen auf ein Nachfolgeunternehmen übertragen, das die Pflichten aus diesem Vertrag übernimmt. Der Kunde kann in diesem Fall zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.

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