Hausmeister-App für prüffeste Nachweise
Hauswartkosten sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig – aber nur, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betreffen. UmlageFix Pro belegt deshalb jede Tätigkeit Ihres Hausmeisterdienstes mit Uhrzeit, Foto und Kostenart.
Stand: 30.10.2026 · Rechtsgrundlage: § 2 BetrKV auf gesetze-im-internet.de
Für wen ist UmlageFix im Hausmeisterdienst gedacht?
Für Hausmeisterservices, Hauswarte und Objektbetreuer, die für Hausverwaltungen, Wohnungseigentümergemeinschaften oder Eigentümer arbeiten – vom Einmannbetrieb bis zum Betrieb mit mehreren Kolonnen (UmlageFix Pro: 1 bis 25 Nutzer).
- Sie erledigen gemischte Aufgaben: Reinigung, Grünpflege, Müll, Winterdienst und Kleinreparaturen.
- Ihre Auftraggeber müssen in der Nebenkostenabrechnung umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten trennen.
- Mieter dürfen die Abrechnungsbelege einsehen – dann zählt, was belegt ist.
Welche Hausmeistertätigkeiten sind umlagefähig – und welche nicht?
Typische Einordnung nach der Betriebskostenverordnung. Maßgeblich sind Mietvertrag und Einzelfall.
| Tätigkeit | Einordnung | Bezug |
|---|---|---|
| Treppenhaus, Flure und Keller reinigen | umlagefähig | § 2 Nr. 9 BetrKV; durch den Hauswart Nr. 14 |
| Mülltonnen bereitstellen, Müllplatz sauber halten | umlagefähig | § 2 Nr. 8 BetrKV; durch den Hauswart Nr. 14 |
| Rasen mähen, Hecken schneiden, Laub entfernen | umlagefähig | § 2 Nr. 10 BetrKV; durch den Hauswart Nr. 14 |
| Schnee räumen und streuen | umlagefähig | in der Praxis meist Nr. 8 oder Nr. 10; durch den Hauswart Nr. 14 – siehe Winterdienst |
| Bedienung und Überwachung der zentralen Heizungsanlage | umlagefähig | § 2 Nr. 4 BetrKV Buchst. a; durch den Hauswart Nr. 14 |
| Reparaturen, z. B. Türschloss oder Wasserhahn | nicht umlagefähig | Instandsetzung: § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV, Ausschluss in Nr. 14 |
| Schönheitsreparaturen, z. B. Treppenhaus streichen | nicht umlagefähig | ausdrücklich ausgeschlossen in § 2 Nr. 14 BetrKV |
| Verwaltungsaufgaben, z. B. Wohnungsübergaben, Schriftverkehr, Handwerker beauftragen | nicht umlagefähig | Verwaltung: § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV, Ausschluss in Nr. 14 |
| Austausch oder Neuanschaffung von Anlagen und Geräten | nicht umlagefähig | Erneuerung: ausgeschlossen in § 2 Nr. 14 BetrKV |
Wie führt UmlageFix den Nachweis?
Alle Funktionen sind in jedem Pro-Paket enthalten.
Auftrag per KI übernehmen
Auftrag oder Leistungsverzeichnis als PDF hochladen: Kunde, Objekte und Leistungen werden erkannt und in Teilarbeiten zerlegt. Sie prüfen alles, bevor etwas angelegt wird.
Kostenart bei jeder Tätigkeit
Jede Tätigkeit ist nach § 2 BetrKV als umlagefähig oder nicht umlagefähig gekennzeichnet. Der Bericht weist beides getrennt aus.
Vor Ort mit dem Handy
Die App erkennt die Ankunft am Objekt. Teilarbeiten abhaken, Fotos vorher/nachher, Unterschrift – auch ohne Netz.
PDF-Nachweis je Einsatz
Mit Firmenlogo, Ankunft und Abfahrt, Fotos und lückenloser Berichtsnummer – für Verwaltung, Eigentümer und Buchhaltung.
Gesonderte Leistungen abrechnen
Kleinreparaturen und Sondereinsätze sammelt der Faktura-Export je Kunde – für DATEV, Lexware Office, sevdesk, WISO MeinBüro und bexio (Pilotbetrieb).
Keine Überwachung
Gespeichert werden nur Ankunft und Abfahrt am Objekt sowie Start, Ziel und Kilometer einer Fahrt – keine Wegstrecken. Daten in Frankfurt am Main.
Häufige Fragen: Hausmeisterdienst
Sind Hausmeisterkosten auf Mieter umlagefähig?
Ja, als Kosten für den Hauswart nach § 2 Nr. 14 BetrKV, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Umlagefähig ist aber nur der Anteil, der nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung entfällt.
Wie trennt UmlageFix umlagefähige und nicht umlagefähige Tätigkeiten?
Bei jeder Tätigkeit ist die Kostenart nach § 2 BetrKV hinterlegt. Ein Einsatz kann mehrere Tätigkeiten enthalten; der PDF-Bericht weist umlagefähige und nicht umlagefähige Tätigkeiten getrennt aus.
Werden meine Mitarbeiter per GPS überwacht?
Nein. Gespeichert werden nur Ankunft und Abfahrt am Objekt sowie Start, Ziel und Kilometer einer Fahrt – und nur, solange ein Einsatz läuft. Keine Wegstrecken, keine Ortung in der Freizeit.
Was kostet UmlageFix Pro?
Start (bis 3 Nutzer) 29 €, Team (bis 10 Nutzer) 69 €, Betrieb (bis 25 Nutzer) 129 € im Monat, jeweils netto und mit allen Funktionen; im Jahresabo zahlen Sie 10 statt 12 Monate. Pilotlizenz bis 10.12.2026: 50 € je Nutzer und Jahr. Details unter Preise.
Hinweis: Diese Seite enthält allgemeine Informationen zur Betriebskostenverordnung und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Mietvertrag, Auftrag und Einzelfall.